Без правильного ТЗ результат… непредсказуем. Как правильно составить техническое задание

Добиться взаимопонимания между близкими друзьями или родственниками бывает не так-то просто. А что, если нужно обговорить проект с человеком, которого вы видите первый раз в жизни? С чего начать работу с аутсорсерами или как объяснить задачи другим командам в компании? Поговорим о том, как составить техническое задание и разберемся, когда оно нужно, а когда нет.

Что такое техническое задание (ТЗ)

Техническое задание, или сокращенно ТЗ, ― это документ, в котором описаны задачи или план действий предстоящей работы, которые должен выполнить исполнитель, а также требования к выполненной работе. Характерный признак технического задания ― подробность описанного. Сравните 2 варианта задачи для иллюстратора:

«Нарисуйте подарочную коробку»

И

«Подготовьте векторное изображение подарочной коробки с бантом. Используйте фирменные цвета компании, описанные в брендбуке. Лого не использовать. Размер картинки 350 x 380 пикселей. Дата сдачи иллюстрации ― 25 ноября. Прислать работу в формате .SVG и .PNG»

Во втором варианте всё четко и предельно понятно. Это и есть техническое задание.

Зачем нужно ТЗ

Наладить контакт с исполнителем. Перед тем как подрядчик приступит к выполнению работы, важно, чтобы он понял, что вы хотите. От этого зависит результат: качество и скорость выполнения. Подробно описанная задача избавит от недопонимания и уменьшит количество необходимых правок.

Оценить реалистичность требований. Нередко задачи ставятся людьми, которые не понимают нюансов работы. Например, предприниматель хочет сайт. Он может описать желаемый функционал и дизайн, рассказать о бюджете, но он не веб-разработчик, поэтому может поставить задачу, с которой невозможно справится: предложит нереальные сроки выполнения или для разработки требуемого функционала нужно значительно больше денег. Подготовленное заранее ТЗ поможет на начальном этапе обсудить все сложности, подкорректировать задачу, чтобы выполнение работы было приятным процессом, а заказчик получил желаемый результат.

Устанавливает правила приемки и время выполнения. Если подробно описать этапы работы и сроки сдачи, ТЗ может служить своеобразной дорожной картой проекта. Это поможет заказчику объективно оценить исполнителя, а подрядчику, в свою очередь, защитить себя от необоснованных претензий.

Когда и кто должен готовить ТЗ

Казалось бы, кому нужна помощь, тот и создает техническое задание. На практике всё работает по-другому. Есть 3 варианта, кто готовит техническое задание:

1. Заказчик. Если он точно понимает, что ему нужно, и разбирается в процессе работы исполнителя, то готовит ТЗ сам. Такой вариант подходит при заказе иллюстраций или текста для сайта. Чтобы исполнителю проще было понять задачу, можно добавить референсы.
2. Исполнитель. Вы можете задаться вопросом, как правильно составлять ТЗ для программиста, если заказчик совсем не дружит с кодом. Это нормально, ведь именно из-за своей некомпетентности заказчик и нанимает помощников. Например, такое случается при разработке сайта. В этом случае заказчик может описать требуемый функционал, дизайн, бюджет, в который он хотел бы уложиться. Также исполнитель может подготовить бриф, который нужно заполнить. На основе брифа аутсорсер описывает план действий. Такой подход возможен только в том случае, если между заказчиком и исполнителем есть доверие, потому что подрядчик вполне может завысить цену, вписать в смету работы, которые на самом деле не нужны. А так как заказчик ничего в этом не смыслит, то обман может и не вскрыться.
3. Совместный труд. Такое происходит, когда заказчик хоть немного, но разбирается в работе, которую должен выполнить подрядчик, но не хочет тратить время на ее выполнение. Заказчик в состоянии написать первоначальное ТЗ, а исполнитель просто корректирует и предлагает лучшие решения для проекта. Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше. Этот вариант подготовки задания самый распространенный.

Имеет ли ТЗ юридическую силу

Да, техническое задание может иметь юридическую силу. Для этого оно должно быть частью основного договора (приложением к нему). Если впоследствии нужны изменения, они обязательно утверждаются с двух сторон.

Чем отличается ТЗ от брифа

Основное отличие технического задания от брифа ― степень конкретики. Бриф ― это краткое описание компании, проблем, с которыми она столкнулась, планируемый список задач и пожелания к проекту. Бриф отлично помогает на начальном этапе коммуникации с исполнителем. На его основе может готовиться ТЗ.

Бриф в среднем состоит из 1-2 страниц. Сразу понятно, что много в таком формате не опишешь. А вот техническое задание может занимать несколько десятков страниц, особенно если оно готовится как приложение к договору, чтобы зафиксировать все принципиально важные пункты.

Теперь посмотрим, как составить ТЗ для проекта, чтобы результат работы исполнителя вас порадовал.

Что должно быть указано в техническом задании

Как написать хорошее техническое задание? Конкретных правил и шаблонов для технического задания нет, так как этот формат документа может готовиться абсолютно для разных задач: от создания сайта или ПО до подготовки текстов для маркетинговых и PR-проектов. Поэтому в первую очередь стоит опираться на свои цели и уровень взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. Если компания давно работает с подрядчиком, нередко ТЗ просто готовят по шаблону, описывают основные моменты или вовсе перестают его готовить.

Вот небольшая инструкция по созданию технического задания. Опишем самые основные и универсальные пункты, которые должны быть:

1. Общая информация о компании. Подробность описания зависит от задач, стоящих перед исполнителем. Для маркетологов, PR-менеджеров, дизайнеров, как правило, нужно много информации: идея бизнеса и философии бренда, немного информации о директоре и ключевых сотрудниках компании, события, которые негативно повлияли на бренд. В случае разработки сайта достаточно описать вид компании. Все это поможет понять организацию.
2. Этапы работы. Здесь же можно пометить промежуточные сроки сдачи работ на каждом этапе.
3. Технические характеристики. В нашем примере с задачей для иллюстратора мы просили нарисовать картинку размером 350 x 380 пикселей и прислать ее в формате .SVG и .PNG. В зависимости от ваших требований пишите свои необходимые характеристики. Такие подробности улучшают коммуникацию, и вы с первого раза получите ожидаемый результат.
4. Правила приемки работы. Кому присылать, на какую почту или мессенджер, за кем последнее слово? Все эти вопросы в первую очередь интересуют исполнителя.
5. Конкуренты. Полезным будет описать список ваших конкурентов. Исполнитель не обязан мониторить ваш рынок (если вы не заказываете проект у маркетологов или у других специалистов, для которых аудит конкурентов ― часть работы), поэтому может сделать то, что по вашему мнению неправильно. Список конкурентов даст подрядчику ориентир для работы.
6. Референсы. Чтобы показать исполнителю, что конкретно вы хотите, найдите примеры. Например, если заказываете дизайн сайта ― дайте ссылки на веб-ресурсы, внешний вид которых вам кажется подходящим вашему бренду. То же самое можно делать с иллюстрациями и текстами.

Что рекомендуем еще

― Пишите понятно. Несмотря на то, что ТЗ ― документ, он должен быть написан не сложным юридическим языком, а понятным, «человеческим». Всё-таки его первостепенная задача ― помочь в организации работы. Не топите исполнителя в канцеляризмах и деепричастных оборотах.

― Если ваш продукт или сфера работы сложная, добавляйте в ТЗ словарь терминов. Например, дизайнер, который будет создавать внешний вид сайта, не обязан разбираться в вашей индустрии, поэтому словарь поможет ему понять продукт, а что-то даже внедрится в дизайн. А для копирайтеров это будет супер важная информация.

― Нелишним будет расписать сценарий использования (если вы заказываете создание продукта). Это особенно актуально при работе над UX-дизайном или с маркетингом.

Пример технического задания

Так как ТЗ часто занимает несколько десятков страниц, в рамках этой статьи мы не сможем привести полный шаблон, однако приведем 2 примера содержания такого документа.

Для заказа небольшого онлайн-магазина цветов

1. Информация о компании + УТП + целевая аудитория.
2. Этапы и сроки создания сайта:

• Общие сроки;
• Срок сдачи дизайн-макета;
• Сроки для программирования и верстки
  
  3. Перечень этапов работы.
  4. Технологические требования:
  
• Нужна десктопная и мобильная версия;
• С какими браузерами должен быть совместим сайт;
• Фирменные цвета компании;
• Метатеги, настройка для поисковых систем.
  
  5.Структура сайта: разделы, что должно быть в футере и шапке, краткие комментарии к наполнению каждого раздела, названия в каталоге товаров, нужен ли личный кабинет, формы обратной связи, чат-боты.
  6.Каталог продукции, который нужно разместить на сайте: фото, описания, цены, скидки.

Для заказа статьи для сайта у копирайтера

1. Чем занимается компания и какая у нее целевая аудитория.
2. Редполитика сайта или требования к лексике.
3. Тема текста.
4. Сроки сдачи.
5. Количество требуемых знаков.
6. Похожие тексты у конкурентов.
7. Примерное содержание (необязательно, но копирайтер будет от души благодарен).
8. Ключевые слова для SEO-оптимизации.

Всё еще не уверены, как вам подготовит документ? Можете почитать ГОСТы, где есть еще больше советов.

Когда ТЗ готовить не нужно

Если бы на все задачи готовилось техническое задание, в каждой компании должен был бы быть целый отдел, который занимался только этим. Далеко не все проекты требуют документа.

Сначала опишите общую картину того, что вам нужно: как будете использовать продукт, что обязательно нужно в него внедрить, а что, наоборот, не добавлять.

Затем идите к исполнителю. Если у него немного вопросов и вы понимаете, что ваши мысли схожи, тратить время на создание документов не стоит.

Также не нужно готовить ТЗ, если нет возможности спрогнозировать все проблемы и вопросы, с которыми можно столкнуться при подготовке проекта. В этом случае лучше выбрать более гибкие инструменты.

Если обобщить всё сказанное, для больших проектов вроде разработки сайта или разработки нового ПО подготовка подробного технического задания, скорее всего, не подойдет.

Умение готовить грамотное ТЗ ― это навык, который появляется после некоторых попыток. Разные люди, разные проекты и объекты, разные ситуации требуют совершенно разных подходов к подготовке технического задания. Общайтесь с подрядчиками и оценивайте их профессионализм (посмотрите уже выполненные работы), насколько вы понимаете друг друга, ответственность исполнителя. Только исходя из первого контакта вам удастся понять, какое ТЗ вам нужно и нужно ли оно вообще.